KPI (Key Performance Indicators) to inaczej kluczowe wskaźniki efektywności. Jest to rodzaj najważniejszych wskaźników, jakie dana organizacja stale monitoruje, aby śledzić postępy w realizacji założonego celu. Prawidłowo wyznaczone KPI, powinny być wyrażone liczbowo, co ułatwia ocenę aktualnego stanu realizacji strategii. Poza tym kluczowe wskaźniki efektywności należy osadzać w konkretnym przedziale czasowym. KPI mogą mieć charakter finansowy lub niefinansowy.
Przykładem KPI z różnych branż są m.in.:
- wypracowany zysk netto,
- ROI – stopa zwrotu z inwestycji,
- CR – wskaźnik bieżącej płynności finansowej,
- wskaźnik operacyjności wyrażany w procentach,
- PEQ – wskaźnik ceny do kapitału własnego,
- OT – terminowość dostaw (w logistyce),
- udział w rynku,
- penetracja rynku,
- poziom satysfakcji klienta,
- średni czas realizacji zamówienia.
KPI – co to znaczy?
KPI są wykorzystywane w biznesie i finansach do oceny poziomu realizacji celów oraz skuteczności działań organizacji, zespołu lub pojedynczych pracowników. Co dokładnie znaczy KPI? Jest to skrót od Key Performance Indicators, czyli właśnie kluczowe wskaźniki efektywności.
Dzięki KPI organizacje mogą lepiej zarządzać procesami, podejmować bardziej świadome decyzje oraz identyfikować obszary wymagające poprawy. W skrócie KPI to mierniki, które pomagają zrozumieć, czy firma zmierza w odpowiednim kierunku, czy osiąga swoje cele i jak skutecznie zarządza swoimi zasobami. W niektórych branżach, takich jak finanse i inwestycje, analiza KPI wspierana jest przez analizę techniczną, co umożliwia głębsze zrozumienie trendów i potencjalnych zmian na rynku kapitałowym.
Jak wyznaczyć KPI?
Jednym z kluczowych kroków w procesie zarządzania efektywnością jest wyznaczenie odpowiednich wskaźników KPI. Dzięki dobrze dobranym KPI przedsiębiorca będzie mógł skoncentrować się na najważniejszych aspektach działalności swojej firmy i monitorowaniu poziomu realizacji założonych celów. Jak w takim razie określić KPI? Otóż tworzenie wskaźników KPI powinno przebiegać następująco:
Krok 1 – Określenie celów strategicznych
Do poprawnego wyznaczenia wskaźników KPI niezbędne jest zdefiniowanie celów, które organizacja chce osiągnąć. Najlepiej, aby te cele zostały sformułowane zgodnie z koncepcją SMART. Oznacza to, że wybrane cele powinny być konkretne, mierzalne, ambitne, realistyczne i osadzone w czasie. Przykładowe cele: zwiększenie przychodów o 10% w ciągu roku lub poprawa wydajności produkcji o 5%.
Krok 2 – Identyfikacja kluczowych procesów
Kolejnym krokiem służącym określeniu KPI jest wskazanie kluczowych procesów, które wpływają na realizację wyznaczonych celów. W zależności od celu mogą być to procesy związane z produkcją, sprzedażą, marketingiem, obsługą klienta, zarządzaniem finansami itp. Przykładowo, jeśli organizacja za swój główny cel postawiła sobie zwiększenie sprzedaży, kluczowymi procesami będą zarządzanie relacjami z klientami oraz działania promocyjne. W kontekście zarządzanie aktywami, wykorzystanie KPI może polegać na monitorowaniu wskaźników takich jak rentowność inwestycji.
Krok 3 – Wybór mierników KPI
Po tym, jak organizacja zidentyfikuje procesy, wpływające na realizację kluczowych celów, należy wybrać mierniki KPI. Służą one do monitorowania efektywności tych procesów. Co ważne, wybrane mierniki powinny charakteryzować się tym, że są łatwe do zmierzenia, jednoznaczne i dopasowane do specyfiki działalności danej organizacji. Przykładem miernika KPI może być liczba sprzedanych produktów, czas obsługi klienta, wskaźnik rotacji zapasów czy koszt pozyskania jednego klienta. Z kolei skuteczność programu lojalnościowy może być analizowana pod kątem np. retencji klientów, liczby aktywnych użytkowników programu czy średniej wartości zakupów.
Krok 4 – Ustalenie metody pomiaru
W kolejnym kroku należy określić, jak często i w jaki sposób organizacja będzie zbierać dane dotyczące wyznaczonych KPI. Dzięki temu będziemy wiedzieć, jak poprawnie mierzyć KPI. Metody pomiaru mogą polegać na codziennym monitorowaniu wybranych wskaźników, sporządzaniu miesięcznych raportów czy kwartalnych analiz. Liczy się przede wszystkim to, aby zbierane dane były aktualne, rzetelne i regularnie dostarczane. Również regularnie przeprowadzany audyt finansowy może być istotnym źródłem danych, które wspierają monitorowanie kluczowych wskaźników KPI oraz dostarczają informacji potrzebnych do oceny wyników finansowych.
Krok 5 – Zdefiniowanie oczekiwanych wartości
Do każdego wskaźnika KPI należy przypisać cele, które organizacja chce osiągnąć. Oczekiwane wartości KPI powinny być realistyczne i dostosowane do możliwości organizacji.
Krok 6 – Monitorowanie i analiza
Po ustaleniu KPI dla danej organizacji należy regularnie monitorować postępy i analizować dane. To pozwoli na ocenę, czy cele są realizowane w zakładanym tempie. Wybór odpowiednich KPI może również pomóc inwestorom i menedżerom odpowiedzieć na pytanie, jak ocenić ryzyko inwestycyjne oraz przewidzieć jego potencjalny wpływ na przyszłe wyniki. Jeśli w wyniku analizy okaże się, że KPI wykazują odchylenia od założeń, należy podjąć działania naprawcze lub dopasować strategię do aktualnej sytuacji.
KPI – jak obliczyć?
Wybranie kluczowych KPI to jedno. Koleją kwestią jest to, jak obliczyć KPI. To już zależy od tego, jakie są KPI w danej organizacji. Wszystko dlatego, że każdy KPI ma swoją indywidualną formułę. Dzięki temu na podstawie zebranych danych możemy obliczyć KPI. Oto przykładowe wskaźniki KPI oraz sposoby ich obliczania:
Wskaźnik rentowności sprzedaży (ROS)
ROS to wskaźnik, który pokazuje, jaka część przychodów ze sprzedaży stanowi zysk netto firmy. Oblicza się go według wzoru:
ROS = Zysk netto : Przychody ze sprzedaży netto x 100
Przykład: firma osiągnęła zysk netto w wysokości 50 000 zł, a przychody ze sprzedaży netto wyniosły 500 000 zł. W takim przypadku wskaźnik ROS wynosi 10%, ponieważ:
ROS: 50 000 : 500 000 x 100 = 0,1 x 100 = 10%
Wskaźnik stopy zwrotu z inwestycji (ROI)
ROI, czyli Return on Investment, to wskaźnik, który pokazuje efektywność inwestycji, wyrażając zysk jako procent pierwotnie zainwestowanej kwoty. Oblicza się go według wzoru:
ROI = Zysk netto z inwestycji : Koszt inwestycji x 100%
Przykład: firma osiągnęła zysk netto w wysokości 50 000 zł, a koszty inwestycji wyniosły 200 000 zł. W takim przypadku wskaźnik ROI wynosi 25%, ponieważ:
ROI: 50 000 : 200 000 x 100% = 0,25 x 100% = 25%
Wskaźnik bieżącej płynności firmy (CR)
CR to wskaźnik, za pomocą którego ocenia się zdolność firmy do spłaty bieżących zobowiązań przy użyciu bieżących aktywów. CR oblicza się według następującego wzoru:
CR = Aktywa bieżące : Zobowiązania bieżące
Przykład: Firma posiada 100 000 zł w aktywach bieżących i 50 000 zł w zobowiązaniach bieżących. Oznacza to, że wskaźnik CR wynosi 2, ponieważ:
CR = 100 000 : 50 000 = 2,0.
Dodajmy, że wskaźnik wyższy od 1,0 sugeruje, że firma ma zasoby wystarczające do pokrycia zobowiązań.
Wskaźnik operacyjności wyrażany w procentach
Jest to wskaźnik, który mierzy efektywność zarządzania kosztami operacyjnymi w stosunku do przychodów. Oblicza się go według wzoru:
Wskaźnik operacyjności = Koszty operacyjne : Przychody x 100%
Przykład: Koszty operacyjne firmy wynoszą 120 000 zł, a przychody 300 000 zł. W takim przypadku wskaźnik operacyjności wynosi 40%, ponieważ:
Wskaźnik operacyjności: 120 000 : 300 000 x 100 = 0,4 x 100 = 40%
Wskaźnik satysfakcji klienta (CSAT)
Za pomocą CSAT mierzy się poziom zadowolenia klientów z produktów lub usług firmy. Jak zbudować i obliczyć taki KPI? W takim przypadku można posłużyć się na przykład ankietami satysfakcji, w których klienci oceniają swoje doświadczenia z daną firmą, jej produktami lub usługami. Przykładowe pytanie w takiej ankiecie: „W skali od 1 do 5, jak oceniasz swoje zadowolenie z usług firmy XYZ?”. Następnie, aby poznać wskaźnik CSAT, można obliczyć średnią z uzyskanych ocen.
Aby skutecznie monitorować wybrane wskaźniki KPI, warto ustalić, jak długo powinno się śledzić każdy wskaźnik, aby uzyskać pełen obraz wydajności oraz zauważyć trwałe zmiany.
Podsumowanie: Wskaźnik KPI – co to jest i jak go tworzyć?
Co to są wskaźnik KPI? To narzędzie umożliwiające monitorowanie kluczowych aspektów działalności firmy. Wyznaczając odpowiednie wskaźniki, organizacje mogą lepiej zrozumieć swoje postępy w realizacji celów, monitorować efektywność działań i podejmować bardziej świadome decyzje. Jakie są wskaźniki KPI? Do najpopularniejszych należy takie wskaźniki jak: ROI, CR, ROS czy PEQ. Kluczowe wskaźniki efektywności są nieodzownym elementem zarządzania, zarówno w kontekście operacyjnym, jak i strategicznym, a ich regularna analiza pozwala na szybkie identyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Przy wyznaczaniu KPI warto uwzględnić cykl koniunkturalny, ponieważ różne fazy gospodarki mogą mieć wpływ na wyniki finansowe i skuteczność działań operacyjnych.