Jak zrobić koszty w firmie?

Co to znaczy robić koszty w firmie?

Na początku zastanówmy się, co oznacza robienie kosztów w firmie. Prowadzenie działalności gospodarczej powoduje potrzeby związane z zakupem różnego rodzaju przedmiotów (np. wyposażenie biura, artykuły biurowe), transportem, zobowiązaniami podatkowymi i innymi. To właśnie koszty, które ponosi się przy własnym biznesie. Przy każdej transakcji z konta firmowego robi się tzw. koszty w firmie. Bardzo ważne jest skrupulatne ich pilnowanie po to, aby wszystko wykazać przed fiskusem i w ten sposób zoptymalizować swoje podatki. Koszty można generować zarówno w przypadku dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych. W dalszej części artykułu zwrócimy uwagę na to, co można kupić na firmę oraz podamy wybrane przykłady.

Należy pamiętać o tym, że wydatki zostaną zakwalifikowane jako koszty firmy tylko wtedy, gdy ponoszone są w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Warto sprawdzić, na czym polega wrzucanie w koszty. Przykład to m.in. uwzględnianie w kosztach uzyskania przychodu rachunków za wynajem biura, faktur za paliwo, biletów komunikacji czy też zakupu laptopa i telefonu. Z drugiej strony może być trudniej uzasadnić koszty związane z zakupem wycieczki wakacyjnej czy też wyjściem na kolacje, ponieważ nie są one kluczowe dla uzyskania przychodu i nie gwarantują utrzymania jego źródła. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w tym zakresie warto skonsultować się z doświadczonym księgowym lub specjalistą od optymalizacji podatkowej. Generowanie kosztów prowadzenia firmy obniża nie tylko PIT, ale również VAT. Kim jest VATowiec dowiesz się z naszych wcześniejszych artykułów.

Aby generowanie kosztów w firmie miało sens, należy dokładnie dokumentować każdą transakcję. Oznacza to, że jako przedsiębiorca musisz zadbać o przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych, w tym m.in. faktur, rachunków czy też biletów. Następnie na tej podstawie oblicza się podstawę do opodatkowania. Dokumenty te udostępnia się do wglądu urzędnikowi, jeżeli ten przeprowadza kontrolę skarbową.

Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?

Koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej wpływają na zmniejszenie podstawy do jej opodatkowania. Właśnie dlatego nawet przy małych podmiotach warto na to postawić. Warto zastanowić się nad tym, co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej. Ze względu na różne interpretacje, trudno jednoznacznie wskazać na to, co można kupić na firmę, a jakie wydatki nie zostaną sklasyfikowane jako firmowe. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów tego, co można wliczyć w koszty firmy jednoosobowej bez większych obaw.

Podstawowe koszty uzyskania przychodu w jednoosobowej działalności gospodarczej to m.in.:

• czynsz najmu za biuro;
• opłaty za media;
• opłaty abonamentowe za telefon i internet;
• zakup lub leasing auta;
• opłaty za paliwo i eksploatację auta (np. usługi naprawcze, części zamienne, ubezpieczenie, zakup opon);
• zakup oprogramowania komputerowego;
• zakup domeny i koszty utrzymania serwera;
• zakup wyposażenia biura (meble, elektronika, akcesoria);
• zakup artykułów biurowych;
• operatorzy płatności online i ich prowizja;
• koszty wyjazdów na szkolenia (transport, bilety, noclegi);
• zakup branżowych książek i czasopism;
• koszty związane z reklamą i marketingiem;
• koszty związane z wybranymi usługami na rzecz firmy (np.: sprzątanie biura, przygotowanie strony internetowej);
• koszty związane z prowadzeniem firmowego rachunku bankowego;
• koszty związane z zakupem środków czystości i chemii gospodarczej.

Jeżeli chodzi o ten ostatni punkt, to warto zastanowić się, czy firma może mieć dwa konta bankowe? Okazuje się, że nie ma limitu rachunków posiadanych przez przedsiębiorstwo i wówczas w koszty wlicza się opłaty związane z każdym z nich. W jednym z naszych poradników dowiesz się, jakie kontro firmowe wybrać i gdzie zgłosić konto firmowe, aby dopełnić wszystkich formalności.

Przy jednoosobowej działalności mogą występować również nietypowe koszty w firmie. Wśród nich pojawiają się m.in.:

• zakup garnituru, koszulek i innych ubrań firmowych z logotypem;
• zakup alkoholu i jedzenia (na spotkanie z klientem);
• karma dla psa (jeżeli np. masz komis samochodowy i pies wykorzystywany jest w roli psa stróżującego).

Ten rodzaj wydatków wymaga jednak precyzyjnego udowodnienia, że zostały one poniesione w celu generowania przychodów lub utrzymania ich źródła. W związku z tym, to, co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej, zawsze warto konsultować z doświadczonym specjalistą. Wszystko po to, aby zadbać o swoje bezpieczeństwo i uniknąć potrzeby tłumaczenia się przed przedstawicielem Urzędu Skarbowego.

Jako przedsiębiorca musisz wiedzieć, jak dokumentować każdy ponoszony wydatek. W tym celu zbiera się:

• faktury;
• rachunki;
• dowody poniesienia opłaty pocztowej;
• dowody zapłaty za przejazd autostradą;
• bilety, na których znajduje się numer NIP;
• umowy lub rachunki do umowy.

Istnieją również wydatki, których nie można zaliczać go kosztów uzyskania przychodu. W tym gronie znajdują się m.in.:

• koszty reprezentacji;
• grzywny i kary pieniężne;
• podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn;
• wydatki związane ze spłatą pożyczek i innych zobowiązań;
• wydatki ponoszone na rzecz ulepszenia środków trwałych;
• składki na ubezpieczenie społeczne;
• składki na Fundusz Pracy i inne fundusze celowe.

Jeżeli myślisz o założeniu własnej firmy, to w jednym z naszych poradników pokazujemy, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Podstawową działalność w niedużej skali można prowadzić bez jej rejestracji, co nie wymaga również posiadania konta firmowego. Aspekt ten poruszaliśmy w naszym poradniku działalność nierejestrowana a konto firmowe.

Firma w domu - co można odliczyć?

Zastanówmy się również nad tym, co można odliczyć, prowadząc działalność gospodarczą w domu. To niezwykle ważne zwłaszcza w obecnych czasach, gdy od kilku lat na znaczeniu zyskuje praca zdalna, a wielu przedsiębiorców prowadzi biznes w miejscu swojego zamieszkania. Daje to dodatkowe możliwości do odliczenia kosztów działalności gospodarczej.

W przypadku własnej działalności gospodarczej koszty jej prowadzenia w domu to m.in.:

• czynsz za mieszkanie;
• zużycie mediów;
• wydatki na telefon i internet;
• odsetki od prywatnego kredytu hipotecznego na zakup domu lub mieszkania;
• amortyzacja mieszkania, domu lub jego części;
• księgowanie wydatków związanych z użytkowaniem nieruchomości;
• zakup wyposażenia do mieszkania;
• remont mieszkania;
• zakup środków czystości;
• opłaty za sprzątanie;
• opłaty za wywóz nieczystości
• zakup opału;
• i inne.

W zależności od typu nieruchomości i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, w koszty uzyskania przychodu można wliczać wiele wydatków. Warto to bezpośrednio skonsultować z doświadczonym księgowym, który wskaże Ci dokładnie, co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej.

Aby powyższe koszty można było uznać za firmowe, należy zgłosić mieszkanie, dom lub jego wyodrębnioną część jako siedzibę firmy. Ponadto wydatki te odlicza się proporcjonalnie do tego, jaką powierzchnię mieszkania lub domu przeznacza się na biuro. 

Jak zrobić koszty na koniec roku?

Koniec roku to czas, w którym zamyka się rok księgowy w firmie oraz domyka wiele kwestii. To również okres, w którym wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak wygenerować koszty w firmie na koniec roku. Wszystko po to, aby legalnie obniżyć podatek dochodowy. Aby podatek był niższy, należy wykazać niższy dochód. Można to zrobić m.in. poprzez zakup sprzętu na firmę, który będzie użytkowany w kolejnych latach. Inne popularne sposoby to zakup wyposażenia biura (np. mebli), artykułów pomocniczych i biurowych czy też przedłużenie licencji na oprogramowanie. Każdy z tych wydatków klasyfikowany jest jako koszt uzyskania przychodu i prowadzi do obniżenia podatku dochodowego na koniec roku. Oczywiście, robiąc koszty na koniec roku, należy zadać sobie pytanie, czy rzeczywiście zakupy są uzasadnione. Często zdarza się, że wydatek jest nieprzemyślany i docelowo powoduje większy i bezzasadny koszt, niż w przypadku zapłaty pierwotnego podatku dochodowego.

W tym artykule wskazaliśmy na to, co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Wiesz już, jak generować koszty, co to znaczy i jak wpływa to na optymalizację kosztów podatkowych w firmie. Pamiętaj o tym, aby zawsze robić to zgodnie z przepisami i z myślą o uzyskaniu wymiernych korzyści dla swojego przedsiębiorstwa.

Łukasz GłębockiZobacz artykuły autora

Data dodania: 12.09.2023