Jak sprawdzić kontrahenta? - wiarygodność i wypłacalność firm

Osoby, które dopiero rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, jak i te, które prowadzą swoje biznesy od wielu lat, mogą być narażone na nieuczciwe działania ze strony potencjalnych kontrahentów oraz klientów. Jak zatem uniknąć problemów wynikających ze współpracy z nierzetelnymi lub niewypłacalnymi firmami? Jak sprawdzić kontrahenta oraz jakimi środkami dysponuje odpowiedzialny i przezorny przedsiębiorca, dbający o interes swojego przedsiębiorstwa? W tym artykule otrzymasz odpowiedzi na te i inne pytania, poznasz również najlepsze sposoby na sprawdzanie kontrahentów online i nie tylko.

Spis treści:

Jak sprawdzić rzetelność firmy?

Zdecydowana większość przedsiębiorców kieruje się w biznesie etyką i uczciwością. Każe ona im zakładać, że w ten sam sposób postępują także inne firmy. Niestety, doświadczenie pokazuje, że nie zawsze tak jest. Na rynku działa wiele firm, jak i osób podszywających się pod nie, które trudno uznać za rzetelne, wiarygodne i godne tego, aby obdarzyć ich zaufaniem. Co może zrobić przezorny przedsiębiorca, aby nie zostać oszukanym? Jak sprawdzić rzetelność firmy, to czy jest legalnie zarejestrowana, kto jest jej przedstawicielem oraz na jakich zasadach działa? Jest to łatwiejsze do zrobienia niż może się wydawać.

Sprawdzanie wiarygodności firmy pozwala uniknąć wielu problemów, począwszy od finansowych, przez prawne, a skończywszy na utracie reputacji i dobrego wizerunku. W ten sposób minimalizowane również jest ryzyko utraty towaru lub pieniędzy, czyli Twojego majątku. Pamiętaj również o tym, aby mieć konto w banku, który dba o bezpieczeństwo swoich klientów. Ranking kont dla spółek pomoże Ci znaleźć taką ofertę.

Co wpływa na wiarygodność firmy?

Firmy latami pracują na swoją reputację i wiarygodność, działając transparentnie i udostępniając szereg informacji na swój temat. Daje to ich klientom i kontrahentom poczucie bezpieczeństwa o przyszłą współpracę.

Najważniejsze informacje o firmie, z którą zamierzasz współpracować to:

dane rejestrowe, czyli imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, KRS;
data założenia firmy / spółki, a także daty zawieszenia i wznowienia działalności;
adres siedziby i miejsca wykonywania działalności;
aktualne dane kontaktowe;
informacje o pełnomocnikach, jeśli tacy są;
informacje o upadłości, restrukturyzacji i innych postępowaniach.

Tych oraz innych informacji, pozwalających sprawdzić kontrahenta, należy szukać w różnego rodzaju internetowych bazach danych — CEIDG, KRS, REGON i pozostałych, opisanych poniżej.

Biała lista VAT, czyli jak sprawdzić kontrahenta w urzędzie skarbowym?

Wraz z wprowadzeniem mechanizmu podzielonej płatności, uruchomiona została biała lista podatników VAT, obejmująca zweryfikowane podmioty gospodarcze wraz z ich numerami rachunków bankowych. Korzystaj z tych kont, wpłacając pieniądze za zamówione towary lub usługi, korzystając przy okazji z metody split payment. Daje Ci to pewność, że należny podatek VAT wpłynie na konto urzędu skarbowego.

Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście? Niektóre konta firmowe mają integrację z taką bazą danych, co bardzo ułatwia i przyspiesza wykonywanie przelewów. Innym sposobem na to, jak sprawdzić uczciwość firmy, jest złożenie wniosku do urzędu skarbowego o wydanie informacji o Twoim kontrahencie. Kosztuje to 21 złotych i z tej usługi możesz skorzystać tylko wtedy, jeśli jesteś stroną transakcji. Z takiej informacji dowiesz się, czy kontrahent nie zalega z podatkami i czy na bieżąco składa wymagane deklaracje i oświadczenia.

VAT EU, czyli jak sprawdzenie wiarygodności klienta z UE

Zdarza Ci się współpracować z firmami z Unii Europejskiej? Jeśli tak, na pewno wiesz, że dla wielu firm jest to korzystne pod względem podatku VAT, który odprowadzają w swoim kraju. Aby było to możliwe, firma musi być zarejestrowanym podatnikiem w swoim kraju należącym do UE. Gdzie sprawdzić kontrahenta z Unii Europejskiej? Zrobisz to w ogólnodostępnym systemie online VIES VAT, wybierając prefiks jego kraju i wpisując jego numer podatkowy.

Sprawdzanie kontrahentów w rejestrach online

Postępująca od wielu lat w Polsce cyfryzacja pozwala na sprawdzanie kontrahentów przez Internet. Służą do tego niniejsze bazy danych i rejestry.

CEIDG — jest to najłatwiejszy sposób na sprawdzenie wiarygodności firmy, dowiesz się np. czy firma rzeczywiście istnieje i ma status aktywny, kto jest jej właścicielem oraz gdzie i kiedy została zarejestrowana.
KRS — baza zawiera informacje o spółkach. Krajowy Rejestr Sądowy pozwala sprawdzić kontrahenta pod kątem jego reprezentantów, statusu działalności lub likwidacji, a nawet daje wgląd w raporty finansowe. Jeśli chcesz wiedzieć, jak sprawdzić sprawozdanie finansowe kontrahenta, to jest to najprostszy sposób. Musisz znać tylko nr KRS weryfikowanej spółki.
REGON — jest to podobna baza do KRS, w której możesz sprawdzić informacje o spółkach cywilnych, niedostępne w CEIDG.

Właśnie poznałeś najlepsze sposoby na to, jak sprawdzić, czy firma jest wiarygodna. Ocena wiarygodności kontrahenta jest ważnym elementem prowadzenia firmy i Twoim obowiązkiem. Przed każdym wykonaniem przelewu do innej firmy, trzeba sprawdzać kontrahenta na białej liście VAT — pomoże to uniknąć problemów z fiskusem. Jeśli jeszcze nie masz rachunku bankowego, który w tym pomaga, sprawdź ranking kont firmowych wspierających tę usługę.

Jak sprawdzić wypłacalność firmy?

Dobrze jest współpracować z wiarygodną firmą, ale jeszcze lepiej, jeśli jest ona też wypłacalna. Czyli jej sytuacja finansowa jest na tyle stabilna, że pozwala terminowo realizować zobowiązania względem kontrahentów, ale i swoich pracowników oraz urzędów i instytucji. Jak sprawdzić, czy firma jest wypłacalna? Jak nie popełnić błędu i nie sprzedać towaru kontrahentowi, który jest w postępowaniu upadłościowym lub toczy się względem niego egzekucja długów?

Rejestry dłużników

Jak sprawdzić kontrahenta pod kątem finansowym? Wystarczy skorzystać np. z tych baz:

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych;
BIG — Biuro Informacji Gospodarczej;
KRD — Krajowy Rejestr Długów;
KBIG — Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej.

Aby sprawdzić kontrahenta, wystarczy znać jedną z jego danych identyfikacyjnych. Z rejestrów dowiemy się o ewentualnych zadłużeniach względem firm, osób prywatnych i banków. Poznamy również wysokość długów i wymaganą datę spłaty.

Wywiad gospodarczy

Innym sposobem jak sprawdzić wypłacalność firmy, jest skorzystanie z wywiadu gospodarczego. Zajmują się tym wyspecjalizowane firmy, których działalność obejmować może Polskę, UE oraz cały świat. Usługa ta jest szczególnie przydatna przy zawieraniu wielomilionowych kontraktów z zagranicznymi partnerami.

A co, jeśli wiarygodny i wypłacalny klient zwleka z zapłatą za fakturę? Rozwiązaniem może być usługa faktoringu. Tutaj sprawdzisz, co to jest faktoring i jakie korzyści daje Twojej firmie.